Datenschutzerklärung der App RechnungOK

Fassung vom 25. August 2026. Diese Erklärung gilt für die mobile Anwendung RechnungOK (iOS und Android). Für die Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.

1. Verantwortlicher

Bastian Zimmermann, accounting_sim, Ahrfeldstr. 70, 45136 Essen, Deutschland
E-Mail: support@rechnungok.de

2. Das Wichtigste in Kürze

• Deine Rechnungsdaten werden auf deinem Gerät verarbeitet und in dem von dir gewählten Speicherort abgelegt.
• Es gibt keine RechnungOK-Cloud und keinen Konto-Zwang: Für die Grundfunktionen musst du dich nirgends registrieren.
• Wir betreiben kein Tracking und keine Werbenetzwerke in der App.
• Daten verlassen dein Gerät nur, wenn du sie selbst weitergibst – etwa beim Versand einer Rechnung oder bei der Übergabe eines Belegs an deine Buchhaltung.

3. Verarbeitung auf dem Gerät

Rechnungsdaten (z. B. Rechnungsnummern, Beträge, Namen und Anschriften von Kundinnen, Kunden und Lieferanten, Steuernummern, Bankverbindungen) gibst du selbst ein oder sie stammen aus Rechnungen, die du in die App lädst. Erstellung, Prüfung und Anzeige finden lokal auf dem Gerät statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags); soweit du damit eigene gesetzliche Pflichten erfüllst, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Speicherort und Aufbewahrung

Du bestimmst, wo deine Belege liegen: im Gerätespeicher oder in einem Speicherdienst, den dein Betriebssystem anbietet (z. B. iCloud, Google Drive, Dropbox). Für diesen Dienst gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters; ein Zugriff durch uns findet nicht statt. Für Sicherung, Verfügbarkeit und Einhaltung deiner steuerlichen Aufbewahrungsfristen bist du verantwortlich.

5. Abruf aus deinem E-Mail-Postfach (in Vorbereitung)

Diese Funktion ist in der aktuellen Version noch nicht enthalten. Sobald sie erscheint, gilt Folgendes: Wenn du den Abruf einschaltest, stellt die App eine Verbindung zu dem von dir angegebenen Postfach her, um Rechnungsanhänge zu übernehmen. Die Zugangsdaten werden ausschließlich im Schlüsselbund bzw. Keystore deines Geräts gespeichert und nicht an uns übertragen. Der Abruf erfolgt vom Gerät aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO auf deine ausdrückliche Aktivierung hin. Du kannst die Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen.

6. KI-Erklärung und Kontierungsvorschlag (in Vorbereitung)

Diese Funktion ist in der aktuellen Version noch nicht enthalten; es findet derzeit keinerlei Übertragung von Rechnungsinhalten an KI-Dienste statt. Sobald sie erscheint, gilt Folgendes: Nur wenn du die Funktion aktiv aufrufst, werden die dafür nötigen Rechnungsinhalte an einen Verarbeitungsdienst übermittelt und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet. Anbieter, Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Speicherdauer werden an dieser Stelle benannt, bevor die Funktion nutzbar ist. Ohne Aufruf dieser Funktion werden keine Rechnungsinhalte übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du jederzeit widerrufen kannst.

7. Käufe und Abonnements

Käufe werden über den App Store (Apple) bzw. Google Play abgewickelt. Zahlungs- und Kontodaten verarbeiten allein diese Anbieter; wir erhalten keine Zahlungsdaten, sondern lediglich die Information, ob eine Berechtigung aktiv ist.

8. Fehlerdiagnose und Absturzberichte

Die App erhebt keine Diagnosedaten: Es ist kein Analyse- oder Absturzberichts-Dienst eingebaut, und es werden keine Nutzungsdaten an uns übertragen. Betriebssystemseitige Absturzberichte (Apple/Google) kannst du in den Geräteeinstellungen steuern.

9. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe deiner Rechnungsdaten an Dritte erfolgt nicht – außer sie ist Teil einer von dir ausgelösten Aktion, etwa beim Versenden einer Rechnung, beim Export an deine Steuerkanzlei oder beim Speichern in einen von dir gewählten Speicherdienst.

10. Berechtigungen der App

• Dateien/Speicher: zum Öffnen und Ablegen von Rechnungen.
• Kamera (optional): zum Abfotografieren von Belegen.
• Netzwerk: für Versand, Postfachabruf und optionale KI-Funktion.

Alle Berechtigungen kannst du in den Systemeinstellungen jederzeit widerrufen; die betroffene Funktion steht dann nicht mehr zur Verfügung.

11. Löschung

Du löschst Daten, indem du sie in deinem Speicherort entfernst oder die App deinstallierst. Beachte dabei deine steuerlichen Aufbewahrungspflichten: Belege dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden.

12. Deine Rechte

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf erteilter Einwilligungen
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), in NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Hinweis: Da wir deine Rechnungsdaten nicht speichern, können wir zu diesen Daten keine Auskunft erteilen – sie liegen ausschließlich bei dir.

13. Kinder

RechnungOK richtet sich an Unternehmerinnen und Unternehmer und nicht an Kinder.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Die jeweils gültige Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.