Was ab wann gilt
Die Pflicht kommt nicht auf einmal, sondern in Stufen. Und der Teil, der am meisten kostet, wenn man ihn übersieht, ist nicht das Verschicken — es ist das Aufbewahren.
Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute – und acht Jahre lang unverändert aufbewahren. Das gilt für jeden, auch für Kleinunternehmer. Beim Verschicken hast du noch Zeit: ab 1.1.2027 für Umsätze über 800.000 €, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
Der Ausdruck rettet dich nicht.
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung — nicht das PDF, das du dazu siehst. Und genau der muss aufbewahrt werden.
Jahre, im Original
§ 14b UStG verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes PDF erfüllt das nicht.
Der Datensatz ist führend
Für den Vorsteuerabzug zählen die Pflichtangaben im strukturierten Teil. Fehlen sie dort, hilft es nicht, dass das PDF vollständig aussieht.
Erst in der Prüfung fällt es auf
Und dann nicht bei einer Rechnung, sondern bei allen aus mehreren Jahren auf einmal. Aus einem Formfehler wird so ein Liquiditätsproblem.
Wichtig, weil oft falsch verstanden: Das gilt nicht erst ab 2027, sondern
für jede E-Rechnung, die du heute schon bekommst. Die Empfangspflicht läuft seit 2025 —
und mit ihr die Pflicht, die Datei aufzuheben. Ab 2027 und 2028 kommt nur hinzu, dass du auch
selbst so verschicken musst.
Rechtsgrundlage: § 14b Abs. 1 UStG sowie die BMF-Schreiben zur
obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Das ist eine Einordnung, keine
Steuerberatung — im Zweifel fragt ihr eure Kanzlei.
Und wenn die Betriebsprüfung kommt?
Dann sollst du deine Rechnungen nicht suchen müssen. Genau dafür ist RechnungOK gebaut – diese drei Punkte sind gebaut und getestet.
Das Original bleibt das Original
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Datensatz das aufbewahrungspflichtige Original – nicht das PDF. RechnungOK speichert ihn unverändert und bildet beim Ausstellen eine Prüfsumme, mit der sich das später belegen lässt. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung, nie über nachträgliches Ändern.
8 Jahre, ohne Nachdenken
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren – die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. RechnungOK rechnet das je Beleg aus und zeigt dir, was bleiben muss und was weg darf.
Ein Klick: das Prüfer-Paket
Zeitraum wählen, exportieren – fertig ist ein Paket mit allen Original-Datensätzen, lesbaren PDFs, einer auswertbaren Übersichtstabelle, Prüfsummen zu jeder Datei und einer vorbereiteten Verfahrensdokumentation. Das, was sonst tagelanges Zusammensuchen bedeutet.
Hinweis: Eine „GoBD-Zertifizierung“ von Software gibt es nicht – die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung verantwortest du. RechnungOK gibt dir die Werkzeuge dafür an die Hand und ersetzt keine steuerliche Beratung.
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hallo@rechnungok.de